Nhân viên văn phòng là gì? Nhắc đến dân văn phòng, có lẽ nhiều người sẽ nghĩ ngay đến công việc bàn giấy nhẹ nhàng, tức là làm việc trong giờ hành chính. Tuy nhiên, ít ai biết rằng công việc của dân văn phòng không hề đơn giản và thoải mái như vậy.
Trong bài viết này, glints cung cấp cho bạn bản mô tả công việc đầy đủ và các lợi ích cho vị trí này.
Đang xem: Nhân viên y tế văn phòng là gì
Hãy đọc đến cuối bài viết dưới đây để hiểu và có thêm thông tin chính xác về vai trò và trách nhiệm của nhân viên văn phòng trong công ty bạn nhé!
Contents
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận nhân sự quan trọng của một công ty, doanh nghiệp. Những người này chịu trách nhiệm chính về các công việc liên quan đến quản trị nguồn nhân lực. Khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, điều đầu tiên nhiều người nghĩ đến là những người làm những công việc đơn giản, thoải mái.
Đọc thêm: Quản trị viên là gì? Mô tả công việc Quản trị viên văn phòng
Nhân viên văn phòng làm gì?
Lễ tân văn phòng
- Nhận cuộc gọi từ khách hàng liên hệ với công ty
- Thay mặt hội đồng quản trị, chào mừng khách hàng hoặc đối tác
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng khách hàng đến bộ phận/chức năng
- Hỗ trợ sắp xếp phòng hội thảo và các cuộc họp của công ty
- Tổ chức hội thảo, workshop, khóa học của công ty (nếu có).
- Tiếp nhận các văn bản, tài liệu phát hành cho công ty, phân loại và gửi các phòng ban/chức năng
- Xử lý công văn, hồ sơ, tài liệu gửi cho đối tác hoặc khách hàng bên ngoài theo yêu cầu
- Nhận, lưu trữ các công văn, hợp đồng và các tài liệu liên quan trên hệ thống của công ty
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của từng phòng ban trong công ty
- Sắp xếp việc in ấn và sao chụp khi cần thiết.
- Giám sát chấm công, nội quy và quy định của nhân viên, chấm công của nhân viên công ty
- Quản lý hồ sơ và theo dõi bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của nhân viên
- Giải đáp thắc mắc trực tiếp hoặc chịu trách nhiệm liên hệ với các đơn vị liên quan để giải đáp các yêu cầu về quyền lợi của nhân viên.
- Chịu trách nhiệm quản lý thiết bị và tài sản của công ty và đặt mua thiết bị khi cần thiết
- Người mua văn phòng phẩm và đồ dùng khi nhân viên cần
- Quản lý văn phòng phẩm trong văn phòng như sách, báo, tạp chí và tài sản của công ty.
- Trả phí công ty
- Hỗ trợ dự án cho công ty
- Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện nội bộ và truyền thông.
- Trả phí công ty
- Hỗ trợ dự án cho công ty
- Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các hoạt động nội bộ và truyền thông.
- Cấp nhân viên Mức lương của một nhân viên văn phòng cấp nhân viên sẽ từ 6 đến 7 triệu đồng. Mức lương này dành cho những người ở vị trí lễ tân, hoặc những người làm công việc hành chính, nhân sự. Các vị trí này được trả ở mức lương cơ bản để đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc của bạn trong đơn vị.
- Cấp quản lý: Lương của nhân viên văn phòng cấp quản lý từ 9 đến 25 triệu đồng. Cấp độ này đòi hỏi bạn phải là một cá nhân có chuyên môn cao với kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Không chỉ vậy, nó còn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về trình độ như tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, chuyên ngành ngôn ngữ hoặc chuyên ngành quản trị nhân lực cao cấp. Đồng thời cấp quản lý yêu cầu tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương.
Giấy tờ, hồ sơ
Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng
Các công việc hành chính khác
Nhân viên văn phòng nên học ngành gì?
Quản lý văn phòng
Quản lý văn phòng là một ngành liên quan đến giám sát và đánh giá hiệu suất. Chuyên ngành này trau dồi những kiến thức cơ bản về công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản, quản trị văn phòng và các nghiệp vụ khác trong đơn vị, cơ quan, xí nghiệp và các đơn vị khác.
Quản trị kinh doanh
Quản trị kinh doanh là một trong những lựa chọn hàng đầu của các bạn sinh viên trẻ hiện nay khi chọn theo học ngành kinh tế, kinh doanh. Sinh viên học chuyên ngành này có khả năng khái quát hóa tốt, nền tảng kiến thức sâu rộng.
Vì chương trình đào tạo cung cấp cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về kiến thức tổng quát của các chuyên ngành như quản trị, marketing, nhân sự, tài chính bên cạnh kiến thức quản trị cơ bản.
Điều này mang lại lợi thế vượt trội cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, đó là họ có thể linh hoạt đảm nhận các vị trí khác nhau.
Quản lý nguồn nhân lực
Tham khảo: Nhiệm vụ bảo vệ an ninh quốc gia (cập nhật 2023)
Là chuyên ngành đào tạo kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản trị nhân sự. Để giúp sinh viên phát triển các kỹ năng hành chính và quản lý con người bổ sung và hiểu cách đánh giá và đào tạo con người.
Kế toán
Đây là vị trí đòi hỏi chuyên môn sâu. Ngành nghề cung cấp nguồn nhân lực cho vị trí này là Kế toán-Kiểm toán.
Bạn sẽ được trang bị kiến thức về thu thập, xử lý, rà soát và trình bày thông tin tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kế toán: tính giá thành, dự báo kế hoạch, phân bổ ngân sách, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, v.v.
Những kỹ năng và phẩm chất cần có của nhân viên văn phòng
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Để trở thành một nhân viên văn phòng giỏi, hãy chắc chắn rằng bạn biết và hiểu những yêu cầu cơ bản của công việc mà bạn được giao.
Nhân viên văn phòng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, excel, word, power point và các phần mềm tin học văn phòng cơ bản khác cũng như một số công cụ khác phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Giao tiếp là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt sẽ giúp bạn có nhiều thuận lợi hơn, trôi chảy và dễ hiểu hơn khi giao tiếp với nhân viên công ty và thông tin kịp thời với khách hàng hay đối tác của công ty.
Ngoài kỹ năng giao tiếp, nhân viên văn phòng còn cần biết lắng nghe. Điều này giúp bạn tiếp thu những ý kiến bất đồng từ đồng nghiệp, tạo dựng lòng tin và giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng.
Lắng nghe và tiếp thu ý kiến tập thể sẽ giúp bạn có cơ hội nhận diện, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc.
Năng động và nhanh nhẹn
Là người đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm “trông coi” cơ sở vật chất của văn phòng, đòi hỏi nhân viên văn phòng phải sở hữu những kỹ năng cơ bản là chủ động và nhanh nhẹn. Nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh tại văn phòng.
Tham khảo: Cải bó xôi – Rau chân vịt là gì? Công dụng và nguy cơ cải bó xôi
Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp, đối tác và các bộ phận liên quan trong công ty.
Cẩn thận, tỉ mỉ
Đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt của nhân viên văn phòng đối với việc lưu tệp, in và chuyển. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền đạt thông tin đến các bộ phận hoặc đối tác có liên quan.
Vì vậy, mọi công việc dù nhỏ đến đâu cũng cần được thực hiện tỉ mỉ dưới góc nhìn của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn, thất lạc tài liệu.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và sáng tạo trong các tình huống, thời điểm và sự kiện khác nhau. Trước những vấn đề phát sinh, cần tìm ra giải pháp khoa học, hợp lý để hạn chế tối đa ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc và các yếu tố liên quan.
Đặc biệt, nếu không biết cách giải quyết thì sự chia rẽ, mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây.
Tiền lương của nhân viên văn phòng
Kết luận
Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cần đáp ứng tốt các kỹ năng chuyên môn và được trang bị các kỹ năng mềm liên quan để hỗ trợ công việc tốt nhất.
Tuy nhiên, các vị trí được trả lương cũng có những đặc điểm bổ sung và yêu cầu riêng, tùy thuộc vào ngành.
Mong rằng những thông tin cung cấp trong bài viết trên có thể phần nào giúp bạn giải đáp thắc mắc và tìm hiểu thêm về công việc của vị trí nhân viên văn phòng.
Tác giả
Xem thêm: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ
